• Insights Digital Transformation
    Travel Prozesse digitalisieren

    Travelbuchungs- und Abrechnungsprozesse sind aufwendig. Oft sind Prozesse sehr inhomogen in unterschiedlichen Abteilungen oder bei unterschiedlichen Verkehrsträgern. Vermischungen mit der Privatreiseindustrie können zwar sehr vereinzelt gute Konditionen erreichen, verteuern den Prozess aber ungleich mehr.

CHALLENGE

Durchgängig digitale Lösungen schaffen

Der Kunde hat eine Reiserichtlinie für deutsche Standorte aufgestellt, für ausländische Niederlassungen gibt es keine festen Regeln. Die Buchung erfolgt teils selbst, teils durch Sekretariate, die Abwicklung erfolgt über ein Reisebüro oder auch bei den Leistungsträgern direkt. Hotels werden über private Kreditkarten bezahlt und über die Reisekostenabrechnung abgerechnet, für Flüge (Air Plus) und Mietwagen bestehen Vereinbarungen. Auch hier sind Buchungen inhomogen. Durch die Sytembrüche sind viele manuelle Prozessschritte zwischengeschaltet und Auswertungen stehen nur in den Einzelsystemen zur Verfügung. Das Hausreisebüro deckt nicht alle Prozesse ab.

HANSBECKER empfiehlt eine Ausschreibung des Reisebüros, welches u.a. eine Online Booking Engine weltweit zur Verfügung stellen kann, um den Mitarbeitern eine eigenständige Buchung zu ermöglichen. Alle Reiseleistungen sollten über ein Zahlsystem abgewickelt werden. Damit kann der Prozess gut digitalisiert und schlank gehalten werden.

HANSBECKER SERVICE

Digital Procurement
Process Optimisation

ANALYSE

#FACTS:

  • 1.800.000 € beeinflussbares Kostenvolumen
  • Reiserichtline DE
  • Reisebüro deckt nicht alle Prozesse ab
  • inhomogene Buchungsprozesse
  • inhomogene Abrechnungsprozesse

#HANSBECKER SERVICE:

  • Analyse der Leistungsträger
  • Analyse der Prozesse

KONZEPT

#FACTS:

  • einheitliche Reiserichtlinie
  • online Booking Engine
  • einheitliche Zahlung über Organisation
  • Reisebüro, welches alle Prozesse abdeckt

#HANSBECKER SERVICE:

  • Moderation zur Erstellung einer einheitlichen Reiserichtlinie
  • Ausschreibung Reisebüro unter erforderlichen Prämissen
  • Optimierungsansätze für alle Leistungserbringer (abseits Prozesskosten)

REALISIERUNG

#FACTS:

  • Go Live neue Prozesse
  • Einführung neues Reisebüro

#HANSBECKER SERVICE:

  • Auswertung Auschreibung
  • Vergabeempfehlung

RESULTS

"Allein durch die Schaffung eines durchgängigen Prozesses und den Einsatz einer Online Booking Engine können 88.000 € an Prozesskosten eingespart werden.

Fast 1/4 der Gesamteinsparung.

Die "klassichen" Ansatzpunkte, wie Ausnutzung von Meilenprogrammen, Buchungen günstigerer Buchungsklassen und Bündelung von Hotels und Mietwagen führten im Gesamtprojekt zu einer Einsaprung von 400.000 € “

Winfried Barczaitis

Experte Travel, Becker GmbH